Er zal een politieke voorbereidingsgroep worden ingesteld, bestaande uit twee Kamerleden uit iedere betrokken commissie. Uitgangspunt hierbij is het garanderen van evenwicht tussen de beide Kamers. Deze politieke voorbereidingsgroep zal in samenwerking met de commissiestaf/EU-advisering en de ambtelijke projectgroep voor de parlementaire dimensie van het voorzitterschap de conferentie vormgeven. De leden van de politieke voorbereidingsgroep zijn ieder afzonderlijk verantwoordelijk voor de tijdige afstemming met en de terugkoppeling aan hun respectievelijke commissie.