De indieners worden verzocht de griffie een nader uitgewerkt voorstel uiterlijk op donderdag 2 oktober te 14.00 uur toe te sturen zodat het via een emailprocedure kan worden voorgelegd aan de commissie. Uiterlijk maandag 6 oktober 2025 zal de uitkomst van deze emailprocedure worden vastgesteld. De activiteit wordt definitief georganiseerd als er een meerderheid is voor het uitgewerkte voorstel en bij voldoende deelnemende fracties (d.i. vier leden van verschillende fracties, exclusief voorzitter). De commissie besluit tevens dat de activiteit definitief doorgang kan hebben indien twee of meer van de genodigde partijen beschikbaar zijn.