Er zal nadat een geschikte datum gevonden is om dit rondetafelgesprek te organiseren worden geïnventariseerd of zich voldoende leden aanmelden om het rondetafelgesprek te organiseren (minimaal 5). Voorts zal in die inventarisatie aan de deelnemende leden worden gevraagd om suggesties te doen voor uit te nodigen gasten. Op basis daarvan zal een conceptprogramma worden opgesteld wat tijdens de volgende procedurevergadering zal worden voorgelegd ter besluitvorming.